用語集
ファイル・データ管理の用語
ファイルの置き方、名前、保存、共有の言葉。 82語を、あいうえお順に並べています。
あ行
- アクセス権あくせすけん
- ファイルやフォルダを、誰が見られるか、編集できるかを決める設定。関連コラム：認証と認可の違い。「本人か」と「何をしてよいか」を分けて考える、国内で不正アクセスが相次ぐ。自社サイトの何を確認すればいい？
- アーカイブあーかいぶ
- すぐには使わないが残しておくデータを、別の場所にまとめて保管すること。関連コラム：バックアップとアーカイブの違い。戻すための写しと残すための保管
- インポートいんぽーと
- ファイルのデータを、システムに取りこむこと。取りこむ前に、形式や文字コードを合わせます。
- エクスポートえくすぽーと
- システムのデータを、CSVなどのファイルとして取り出すこと。乗り換えや保管に使います。関連コラム：サブスクをやめたら、保存したデータはどうなる？、無料アプリは、なぜ無料？広告・課金・データの見方
- 閲覧権限／編集権限えつらんけんげん・へんしゅうけんげん
- 見るだけを許すか、書き換えまで許すかの違い。必要な人にだけ編集権限を渡します。関連コラム：YouTubeの限定公開と非公開、どう違う？URLを送る前の確認
か行
- 機密情報きみつじょうほう
- 外に出ると会社や人に損害が出るおそれのある情報。置き場所と見られる人を限ります。関連コラム：PDFの黒塗り、見えなくすれば大丈夫？送る前に確かめたいこと、YouTubeの限定公開と非公開、どう違う？URLを送る前の確認
- 共同編集きょうどうへんしゅう
- 複数の人が同じ文書を同時に編集すること。クラウドのドキュメントやスプレッドシートで使えます。関連コラム：「最新版はどれ？」をなくす。共同作業のファイル管理
- クラウド移行くらうどいこう
- 社内のサーバーや手元のファイルを、クラウドのサービスへ移すこと。移す前に、置き場所と権限の整理から始めます。関連コラム：クラウドとローカル、どちらに寄せるか。使い分けの決め方
- クリップボード履歴くりっぷぼーどりれき
- コピーした文字を、1つ前で消さずに複数残しておく機能。同じ文字列を何度も打ち直す作業で効きますが、パスワードなど残してはいけない情報もあります。関連コラム：クリップボード履歴は業務でどこまで使えるか。使い道と残してはいけないもの
- 検索のコツけんさくのこつ
- 探したいファイルを速く見つけるための工夫。名前の決まりと、保存場所の決まりがあるとぐっと楽になります。関連コラム：社内ファイルが見つからない会社に共通する5つの問題
- 個人フォルダこじんふぉるだ
- 一人だけが使うフォルダ。業務の書類をここに置くと、担当が変わったときに見つからなくなりがちです。関連コラム：「その人しか分からない」業務を減らす最初の5つ
- ごみ箱ごみばこ
- 削除したファイルが一時的に入る場所。空にするまでは元に戻せます。クラウドでも一定期間残るサービスが多いです。
さ行
- 最新版さいしんばん
- いくつかある版のうち、いちばん新しいもの。「最終」「最新」をファイル名に付けると混乱しやすいため、日付や版番号で区別します。関連コラム：「最新版はどれ？」をなくす。共同作業のファイル管理、RAGとは何か。AIに社内資料を読ませて答えさせる仕組み
- 主キーしゅきー
- データベースの中で、1件1件を区別するための番号などの項目。社員番号や取引先コードがその役割をします。関連コラム：勤怠・人事・給与が分かれていると、何が起きるのか
- 自動振り分けじどうふりわけ
- メールやファイルを、決めた条件で自動的にフォルダへ分けること。
- 情報の分類じょうほうのぶんるい
- 情報を「公開」「社内」「機密」などに分け、扱い方を決めること。関連コラム：全員が管理者、をやめる。最小権限の考え方と役割ごとの分け方
- スキャン保存すきゃんほぞん
- 複合機でスキャンした書類を、決めたフォルダに自動で保存すること。保存先と名前の付け方を決めておくと後で探しやすくなります。関連コラム：PDFを分けるだけで事務作業が楽になる場面
- スニペットすにぺっと
- 何度も使う短い文やコードの断片。登録しておくと、呼び出すだけで入力できます。関連コラム：クリップボード履歴は業務でどこまで使えるか。使い道と残してはいけないもの
- 正規化せいきか
- データの重複をなくし、矛盾が起きないように形を整えること。
- 全文検索ぜんぶんけんさく
- ファイル名だけでなく、中に書かれた文章まで探す検索。文字を読み取れるPDFなら、中身の言葉で見つけられます。関連コラム：PDF管理をファイル名だけに頼らないほうがいい理由
- 外付けドライブそとづけどらいぶ
- USBなどでパソコンにつなぐ保存装置。バックアップに使うときは、ふだんは外しておくと被害を分けられます。関連コラム：クラウドの同期はバックアップではない。消えるときは全端末から消える
た行
- タグ／ラベルたぐ・らべる
- ファイルや記事に付ける目印の言葉。フォルダと違い、1つのファイルに複数付けられます。関連コラム：PDF管理をファイル名だけに頼らないほうがいい理由
- チェックアウト／チェックインちぇっくあうと・ちぇっくいん
- ファイルを編集中の人が使用中の印を付け、終わったら戻す仕組み。同時に書き換えて内容が食い違うのを防ぎます。
- チェックリストちぇっくりすと
- 確かめる項目を並べた一覧。人によって作業の抜けが出るのを防ぎます。関連コラム：防災グッズ、本当に役立つものの選び方。持ち出し袋と家の備え・忘れやすい物
- 重複ファイルちょうふくふぁいる
- 同じ内容のファイルが、別の場所や別の名前でいくつもある状態。どれが正しいか分からなくなる原因になります。関連コラム：社内ファイルが見つからない会社に共通する5つの問題
- 定型文ていけいぶん
- あいさつや住所など、決まって使う文章。辞書登録やクリップボードの機能で呼び出せるようにすると入力が速くなります。関連コラム：クリップボード履歴は業務でどこまで使えるか。使い道と残してはいけないもの
- 手順書てじゅんしょ
- 作業の進め方を、誰が読んでも同じようにできるよう書いたもの。まずは1枚から作るのが続けるコツです。関連コラム：「その人しか分からない」業務を減らす最初の5つ、社内ファイルが見つからない会社に共通する5つの問題
- 転記てんき
- ある場所の情報を、別の場所へ写し直すこと。同じ情報を何度も扱うことになり、写し間違いの原因にもなります。関連コラム：便利なツールを増やしたのに、仕事が減らないのはなぜ？、中小企業のDXは何から始めるか。最初にやる業務の洗い出し
- 添付ファイルてんぷふぁいる
- メールに付けて送るファイル。受け取るときは、心当たりのない添付は開かないのが基本です。関連コラム：小さな会社のセキュリティ対策。何から手をつけるかを優先順位で考える
- テンプレートてんぷれーと
- 書類やメールのひな形。毎回同じ形で作れるので、抜けやばらつきが減ります。
- 電子化でんしか
- 紙の情報をスキャンなどでデータにすること。読み取った文字を使える形にするにはOCRを組み合わせます。関連コラム：OCRとAI OCRは何が違うのか。できることと、できないこと
- データ移行でーたいこう
- 古いシステムや端末から、新しい環境へデータを移すこと。移したあとに件数や中身を照らし合わせて確かめます。関連コラム：機種変更の前に確かめること。控え・2段階認証・初期化の順番、サブスクをやめたら、保存したデータはどうなる？
- データウェアハウスでーたうぇあはうす
- 分析のために、社内のさまざまなデータを集めて整理しておく大きな保管庫。
- データガバナンスでーたがばなんす
- 会社のデータを、誰が責任を持ち、どう管理し、どう使うかを決めておく仕組み。
- データクレンジングでーたくれんじんぐ
- 表記ゆれや重複、誤りを直して、データを使える状態に整えること。
- データ形式でーたけいしき
- データをどういう決まりで書き表すか。受け渡す相手が読める形式を選ぶことが大切です。関連コラム：サブスクをやめたら、保存したデータはどうなる？、アプリを消したら、データも消える？保存先とバックアップの基本
- データ消失でーたしょうしつ
- 誤操作や故障、攻撃などで、データが失われること。バックアップが唯一の備えになることが多いです。関連コラム：クラウドの同期はバックアップではない。消えるときは全端末から消える
- データ入力でーたにゅうりょく
- 紙や画面の情報を、システムに打ちこむこと。同じ情報を何度も入力している場合は、連携や読み取りで減らせます。関連コラム：便利なツールを増やしたのに、仕事が減らないのはなぜ？
- データの管理責任者でーたのかんりせきにんしゃ
- あるデータについて、正しさや扱い方に責任を持つ人。決めておくと、直す順番が明確になります。関連コラム：勤怠・人事・給与が分かれていると、何が起きるのか
- データの削除でーたのさくじょ
- 不要になったデータを消すこと。ごみ箱に入れただけでは消えておらず、端末を手放す前は、初期化などの手順を確かめたうえで消します。関連コラム：バックアップとアーカイブの違い。戻すための写しと残すための保管
- データ復旧でーたふっきゅう
- 壊れた保存装置などから、専門の技術でデータを取り出すこと。費用がかかり、必ず戻るとは限りません。
- データベースでーたべーす
- たくさんのデータを整理して保存し、探したり更新したりしやすくした仕組み。関連コラム：CSVとは？Excelとの違いと壊れやすい理由、サイトを頻繁に更新すると問題になるのか。本当の論点
- データ連携でーたれんけい
- 別々のシステムの間で、データを自動で受け渡すこと。二重入力と転記の誤りを減らせます。関連コラム：勤怠・人事・給与が分かれていると、何が起きるのか
な行
- ナレッジベースなれっじべーす
- 社内の手順やノウハウを集めて、誰でも探せるようにしたもの。関連コラム：「その人しか分からない」業務を減らす最初の5つ
- 二重入力にじゅうにゅうりょく
- 同じ情報を複数のシステムや表に入力すること。手間が増えるうえ、食い違いの原因になります。関連コラム：便利なツールを増やしたのに、仕事が減らないのはなぜ？、中小企業のDXは何から始めるか。最初にやる業務の洗い出し
は行
- 版の管理はんのかんり
- 文書やデータの版を記録し、いつ誰がどう変えたかを追えるようにすること。関連コラム：「最新版はどれ？」をなくす。共同作業のファイル管理
- 日付の書き方（YYYYMMDD）ひづけのかきかた
- ファイル名の日付を「20260920」のように年・月・日の順に8桁で書く方法。並べたときに日付順になります。関連コラム：社内のファイル名の付け方をそろえる。命名ルールの決め方と具体例
- 表記ゆれひょうきゆれ
- 同じものを「株式会社」「（株）」のように違う書き方で記録してしまうこと。検索や集計がずれる原因になります。関連コラム：OCRとAI OCRは何が違うのか。できることと、できないこと
- ファイルサイズふぁいるさいず
- ファイルの容量の大きさ。メールで送れる大きさには上限があります。
- ファイルサーバーふぁいるさーばー
- 社内の人がファイルを共有して保存するためのサーバー。クラウドストレージに置き換える会社も増えています。関連コラム：社内ファイルが見つからない会社に共通する5つの問題
- ファイル転送サービスふぁいるてんそうさーびす
- メールに添付できない大きなファイルを、ダウンロード用のリンクで相手に渡すサービス。
- ファイルの暗号化ふぁいるのあんごうか
- ファイルそのものを暗号化して、鍵やパスワードを持つ人しか開けないようにすること。
- ファイルの持ち主ふぁいるのもちぬし
- クラウドでファイルを作った人など、権限を管理できる人。退職で持ち主がいなくなる前に移しておきます。関連コラム：「その人しか分からない」業務を減らす最初の5つ
- ファイルのロックふぁいるのろっく
- 誰かが開いている間、ほかの人が書き換えられないようにすること。
- ファイル名ふぁいるめい
- ファイルにつける名前。日付・種類・相手先の順などに決めておくと、並べ替えと検索がしやすくなります。関連コラム：社内のファイル名の付け方をそろえる。命名ルールの決め方と具体例、PDFをフォルダに置くだけでは足りない、電子取引データの保存
- ファイル命名ルールふぁいるめいめいるーる
- ファイル名の付け方を社内で1つの形に決めること。たとえば「日付_書類の種類_相手先_金額」の順にすると、フォルダを開いた時点で日付順に並び、名前の一部で探せます。関連コラム：社内のファイル名の付け方をそろえる。命名ルールの決め方と具体例
- フォルダ構成ふぉるだこうせい
- フォルダをどういう階層と分け方で並べるかの決まり。深くしすぎず、誰が見ても同じ場所にたどり着ける形にします。関連コラム：社内ファイルが見つからない会社に共通する5つの問題
- 復元ふくげん
- バックアップや履歴から、消えたり壊れたりしたデータを元に戻すこと。実際に戻せるか、ときどき試しておくと安心です。関連コラム：ランサムウェア対策、「バックアップがある」で終わっていませんか？、バックアップとアーカイブの違い。戻すための写しと残すための保管
- ブックマークぶっくまーく
- よく見るサイトを登録しておき、すぐ開けるようにする機能。フォルダで分けると探しやすくなります。関連コラム：よく使うサイトとファイルを一か所に。業務のショートカット整理の手順、AIが教えたサイトが偽物だったら。買い物の前に確かめる4つのこと
- ペーパーレスぺーぱーれす
- 紙の書類を減らし、データで作成・保存・共有すること。探す時間や保管場所を減らせます。関連コラム：中小企業のDXは何から始めるか。最初にやる業務の洗い出し
- 保存期間ほぞんきかん
- 書類やデータを残しておく期間。法律で決まっているものもあるため、種類ごとに確かめて決めます。関連コラム：バックアップとアーカイブの違い。戻すための写しと残すための保管、サブスクをやめたら、保存したデータはどうなる？
ま行
- マスターデータますたーでーた
- 取引先、商品、社員など、業務の土台になる基本の情報。1か所で管理し、ほかのシステムはそこを参照するのが理想です。関連コラム：勤怠・人事・給与が分かれていると、何が起きるのか
- 命名規則めいめいきそく
- ファイルやフォルダ、データの名前の付け方の決まり。社内で1つに決めると、探す時間が減ります。関連コラム：社内のファイル名の付け方をそろえる。命名ルールの決め方と具体例
- メタデータめただーた
- データそのものではなく、作成日や作成者、種類など、データについての情報。検索や整理に使えます。関連コラム：PDFの黒塗り、見えなくすれば大丈夫？送る前に確かめたいこと
- 文字コードもじこーど
- 文字をコンピューターで扱う番号に対応させる決まり。合っていないと文字化けします。今はUTF-8が主流です。関連コラム：文字コードとは？UTF-8とShift_JISの違いと文字化けの理由、CSVとは？Excelとの違いと壊れやすい理由
- 文字化けもじばけ
- 文字コードの食い違いなどで、意味の分からない記号が表示されること。CSVをExcelで開いたときによく起こります。関連コラム：文字コードとは？UTF-8とShift_JISの違いと文字化けの理由、CSVとは？Excelとの違いと壊れやすい理由
- 元データを1か所にもとでーたをいっかしょに
- 同じ情報を複数の場所で持たず、正しい情報がある場所を1つに決めること。直し漏れや食い違いを防ぎます。関連コラム：人事台帳と給与計算は、一緒に管理したほうがいいのか
や行
- 容量ようりょう
- 保存できるデータの大きさ。KB、MB、GB、TBの順に大きくなります。関連コラム：「容量がいっぱい」は何がいっぱい？スマホとクラウドの違い、MNOとMVNOの違いとは？格安SIMの仕組み
ら行
- リンク共有りんくきょうゆう
- アドレスを知っていれば誰でも開けるようにする共有方法。手軽な反面、転送されると広がるため、社外秘には使いません。関連コラム：YouTubeの限定公開と非公開、どう違う？URLを送る前の確認
A–Z
- CSV
- 項目をカンマで区切って並べた文字だけのデータ形式。ほとんどの表計算ソフトやシステムで読み書きでき、データの受け渡しに使われます。くわしく（用語ページ）関連コラム：CSVとは？Excelとの違いと壊れやすい理由、文字コードとは？UTF-8とShift_JISの違いと文字化けの理由
- ETL
- データを取り出し（Extract）、使いやすく変換し（Transform）、別の場所に読みこむ（Load）処理。
- JSON
- データを「名前：値」の形で書き表す形式。システムどうしのやり取りでよく使われます。くわしく（用語ページ）関連コラム：APIとは何か―システム同士がつながる仕組み
- PPAP
- パスワード付きのZIPファイルをメールで送り、別のメールでパスワードを送る方法。同じ経路で送るため守りの効果が薄いとされ、やめる会社が増えています。
- RAID
- 複数のディスクを組み合わせ、1台が壊れてもデータを失わないようにする仕組み。バックアップの代わりにはなりません。
- Time Machine
- Macに標準で入っているバックアップの機能。外付けの保存装置に、過去の状態を自動で残せます。
- Wiki
- 複数の人が書き足したり直したりできる、共同編集のページの仕組み。社内の情報共有によく使われます。
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