バックアップとアーカイブの違い。戻すための写しと残すための保管

結論

バックアップは、壊れたり消えたりしたときに元へ戻すための写しです。アーカイブは、もう日々は使わないけれど、決まった期間は残しておく必要があるものの保管です。どちらも「保存」ですが目的が違うので、持っておく期間、探しやすさ、消し方の決め方も変わります。一つのフォルダで両方を兼ねようとすると、どちらの役にも立たなくなりがちです。

何が違うのか

バックアップは「昨日の状態に戻したい」に答えるもので、アーカイブは「3年前の、あの取引の書類を見たい」に答えるもの、と考えると分けやすくなります。

混ぜると起きること

例えば、架空の小さな事務所で、外付けのドライブに毎晩の写しを取り、それを「昔の書類の保管場所」も兼ねているとします。写しを取るソフトが古い世代を順に入れ替える設定なら、残しておくつもりだった古いファイルも、気づかないうちに入れ替わって消えることがあります。

反対に、終わった案件を本番のフォルダに置いたままにすると、検索のたびに古いファイルが混ざり、古い版を誤って直してしまうことも起きます。毎回のバックアップにも古いものがすべて含まれるため、写しが大きくなり、復元にも時間がかかります。

分け方の手順

1. フォルダごとに「戻すための写し」か「残すための保管」かを書く
2. アーカイブには、残す理由と期間の根拠（法令・契約・社内の決まり）を書いておく
3. アーカイブは、案件名や年度など「何の書類か」で探せる名前と一覧にする
4. 期間が過ぎたものを誰が確かめて消すか、文書の廃棄の担当を決める
5. バックアップは、実際に復元できるかを一度試す

法令で保存期間が決まっている書類もあります。例えば国税庁の案内（法人税の帳簿書類等の保存期間）では、帳簿や取引に関する書類の保存期間が示され、事業年度や条件によって長さが変わります。ここでは年数を書かないので、扱う書類ごとに国税庁など所管の公式の案内で確かめてください。データで受け取った書類には、別の保存のルールもあります。

注意点

アーカイブを一か所にしか置いていないと、その場所が壊れたときにまとめて失われます。残すべきもの自体にも、別の場所に控えを持つかどうかを決めておきます。また、期間を決めずに何でも残すと、探せないうえに、消すべきデータまで抱え込むことになります。データの削除も、保存と同じく決めごとの一部です。

解決しない場合の確認先

保存期間がはっきりしない書類は、国税庁の案内や、担当の税理士・社内の総務の担当に確かめます。バックアップの取り方や世代の設定は、使っている機器やソフトの公式の説明書で確かめてください。