用語集
書類・電子帳簿・OCRの用語
請求書や領収書、PDF、紙を読み取る仕組みの言葉。 83語を、あいうえお順に並べています。
あ行
か行
- 買掛金かいかけきん
- 商品や仕事を受け取ったが、まだ支払っていない代金。
- 会計ソフトかいけいそふと
- 取引の記録、帳簿の作成、決算書の作成などを行うソフト。銀行の明細を取りこめるものも多いです。関連コラム：APIとは何か―システム同士がつながる仕組み、IPアドレス制限は本当に必要か。決める前に確かめること
- 確定申告かくていしんこく
- 1年間の所得と税額を計算し、税務署に申告する手続き。個人事業主や一定の条件の会社員が行います。関連コラム：年末調整とは？給与担当者の秋から1月までの仕事を整理
- 傾き補正かたむきほせい
- スキャンした画像の傾きを自動でまっすぐに直すこと。文字の読み取りの精度が上がります。関連コラム：OCRの精度が落ちる7つの原因と、スキャン設定の直し方
- 紙の原本かみのげんぽん
- もともと紙で受け取った書類そのもの。保存の方法によっては、スキャン後も一定期間残す必要があります。関連コラム：PDFをフォルダに置くだけでは足りない、電子取引データの保存
- カラーモードからーもーど
- スキャンのときの色の設定。カラー、グレー、白黒があり、文字の読み取りには白黒やグレーで十分なことが多いです。関連コラム：OCRの精度が落ちる7つの原因と、スキャン設定の直し方
- 勘定科目かんじょうかもく
- 取引の内容を分類するための名前。「交通費」「消耗品費」などがあります。
- 合算請求書がっさんせいきゅうしょ
- 一定の期間の複数の取引を、まとめて1枚にした請求書。
- 形式の変換けいしきのへんかん
- WordをPDFに、画像をPDFにするなど、ファイルを別の形式に変えること。
- 経費精算書けいひせいさんしょ
- 立て替えた経費を会社に請求するための書類。領収書とあわせて提出します。
- 契約書けいやくしょ
- 取引の条件を、当事者が合意したことを示す書類。支払い、期間、解約の条件などを確かめてから結びます。関連コラム：PDFを分けるだけで事務作業が楽になる場面、社内のファイル名の付け方をそろえる。命名ルールの決め方と具体例
- 消込けしこみ
- 入金や支払いの記録と、請求書などを照らし合わせて、済んだものを確定させること。関連コラム：AIで総務・経理の仕事はどこまで自動化できる？作業ごとに仕分ける
- 決算けっさん
- 一定の期間のお金の出入りをまとめ、利益や財産の状況を明らかにすること。
- 検索要件けんさくようけん
- 保存したデータを、取引年月日・取引金額・取引先で探せるようにしておくこと。基準期間の売上高が一定以下でダウンロードの求めに応じられる場合など、不要になる例外があります（国税庁の案内で確かめてください）。関連コラム：PDFをフォルダに置くだけでは足りない、電子取引データの保存
- 検収けんしゅう
- 届いた商品や成果物が、注文どおりかを確かめて受け取ること。関連コラム：「その人しか分からない」業務を減らす最初の5つ
- 見読性けんどくせい
- 保存したデータを、画面や印刷ではっきり見られる状態にしておくこと。関連コラム：PDFをフォルダに置くだけでは足りない、電子取引データの保存
- 原本と写しげんぽんとうつし
- 最初に作られた書類そのもの（原本）と、それを複写したもの（写し）。保存の決まりが違うことがあります。
- 項目の抽出こうもくのちゅうしゅつ
- 読み取った文字の中から、取引先名・日付・金額などの項目を取り出すこと。AI OCRが得意とする処理です。関連コラム：OCRとAI OCRは何が違うのか。できることと、できないこと
- 国税関係書類こくぜいかんけいしょるい
- 税の決まりで保存が必要な書類。貸借対照表などの決算の書類と、請求書や領収書などの取引の書類があります。帳簿（国税関係帳簿）とは分けて扱い、保存の方法や期間が法律で決められています。関連コラム：PDFをフォルダに置くだけでは足りない、電子取引データの保存
さ行
- 仕入税額控除しいれぜいがくこうじょ
- 売上で預かった消費税から、仕入れなどで支払った消費税を差し引いて納める仕組み。
- 支払条件しはらいじょうけん
- 代金をいつ、どの方法で支払うかの決まり。「月末締め翌月末払い」のように表します。
- 支払通知書しはらいつうちしょ
- 支払う側が、支払う金額と内容を相手に知らせる書類。
- 消費税しょうひぜい
- 商品やサービスの取引にかかる税。事業者が預かって国に納めます。関連コラム：飲食料品の消費税率1%案。2027年4月に向けて事業者が確かめること
- 書類の回覧しょるいのかいらん
- 書類を決まった順番で関係者に回して確認してもらうこと。システムにすると、どこで止まっているかが分かります。
- 書類番号しょるいばんごう
- 請求書などに付ける通し番号。同じ書類を二重に処理するのを防ぎ、探すときの手がかりになります。
- 仕訳しわけ
- 取引を「借方」と「貸方」に分けて、勘定科目と金額で記録すること。関連コラム：AIで総務・経理の仕事はどこまで自動化できる？作業ごとに仕分ける
- 真実性しんじつせい
- 保存したデータが、あとから書き換えられていないことを確かめられること。関連コラム：PDFをフォルダに置くだけでは足りない、電子取引データの保存
- 事務処理規程じむしょりきてい
- データの訂正や削除を勝手にしないよう、社内の手順を定めた決まり。改ざんを防ぐ措置のひとつとして使われます。関連コラム：PDFをフォルダに置くだけでは足りない、電子取引データの保存
- スキャナ保存すきゃなほぞん
- 紙で受け取った書類をスキャンしてデータで保存し、原本を廃棄できるようにする方法。満たすべき要件が決められています。関連コラム：PDFをフォルダに置くだけでは足りない、電子取引データの保存
- スキャン代行すきゃんだいこう
- 大量の紙の書類のスキャンとデータ化を、専門の会社に任せるサービス。
- 請求書せいきゅうしょ
- 商品や仕事の代金を、取引先に支払ってもらうために送る書類。受け取った請求書は、支払いの証拠として保存します。関連コラム：請求書をAI OCRで処理する流れと、人の確認を残す理由、社内のファイル名の付け方をそろえる。命名ルールの決め方と具体例
- 請求書の受領せいきゅうしょのじゅりょう
- 取引先から請求書を受け取ること。受け取った形（紙かデータか）で、保存の方法が変わります。関連コラム：PDFをフォルダに置くだけでは足りない、電子取引データの保存
- 請求書の発行せいきゅうしょのはっこう
- 請求書を作って取引先に送ること。控えを残し、入金と照らし合わせます。関連コラム：請求書をAI OCRで処理する流れと、人の確認を残す理由
た行
- タイムスタンプたいむすたんぷ
- その時刻にデータが存在し、それ以降書き換えられていないことを証明する仕組み。電子帳簿保存法の要件を満たす方法のひとつです。関連コラム：PDFをフォルダに置くだけでは足りない、電子取引データの保存
- 注文書ちゅうもんしょ
- 商品や仕事を頼むときに出す書類。発注書とも呼ばれます。関連コラム：AIとRPAは何が違う？決まった仕事と判断が要る仕事、社内のファイル名の付け方をそろえる。命名ルールの決め方と具体例
- 帳票定義ちょうひょうていぎ
- 決まった様式の書類について、どこに何が書かれているかを事前に登録しておくこと。昔ながらのOCRで項目を取り出すときに使います。関連コラム：OCRとAI OCRは何が違うのか。できることと、できないこと
- 帳簿ちょうぼ
- お金の出入りや取引を、日付順や科目別に記録したもの。仕訳帳や総勘定元帳などがあります。関連コラム：バックアップとアーカイブの違い。戻すための写しと残すための保管
- 訂正削除の履歴ていせいさくじょのりれき
- データを直したり消したりしたことが、あとから分かるように残す記録。改ざんを防ぐ方法のひとつです。関連コラム：PDFをフォルダに置くだけでは足りない、電子取引データの保存
- 手書き文字の認識てがきもじのにんしき
- 手で書いた文字を読み取ること。印刷された文字より精度が下がりやすく、確認の工程が欠かせません。関連コラム：OCRの精度が落ちる7つの原因と、スキャン設定の直し方
- 電子帳簿保存法でんしちょうぼほぞんほう
- 税に関わる帳簿や書類を、電子データで保存するときの決まりを定めた法律。電子取引のデータ保存もこの法律の対象です。要件の細かい部分は変わることがあるため、国税庁の案内で確認してください。関連コラム：PDFをフォルダに置くだけでは足りない、電子取引データの保存、取引書類の保存、クラウド版とデスクトップ版どちらを選ぶか
- 電子取引でんしとりひき
- メールやWebサイト、クラウドのサービスなどを通じて、請求書や領収書をデータでやり取りすること。受け取ったデータはデータのまま保存するのが基本です。関連コラム：PDFをフォルダに置くだけでは足りない、電子取引データの保存
- 電子取引データでんしとりひきでーた
- メールやWebでやり取りした請求書・領収書などの取引データ。フォルダに置くだけでは足りず、国税庁の案内では、改ざんを防ぐ措置や、日付・金額・取引先で検索できるようにしておくことが示されています。関連コラム：PDFをフォルダに置くだけでは足りない、電子取引データの保存
- 透明テキスト付きPDFとうめいてきすとつきぴーでぃーえふ
- スキャンした画像の上に、読み取った文字を見えない層として重ねたPDF。見た目はそのままで、文字の検索やコピーができます。関連コラム：OCRの精度が落ちる7つの原因と、スキャン設定の直し方
- 登録番号とうろくばんごう
- 適格請求書を発行できる事業者に割り当てられる番号。「T」と13桁の数字で表されます。
- 取引先とりひきさき
- 商品やサービスの売り買いの相手。表記をそろえておくと、書類を探しやすくなります。関連コラム：PDFをフォルダに置くだけでは足りない、電子取引データの保存、請求書をAI OCRで処理する流れと、人の確認を残す理由
- 取引年月日とりひきねんがっぴ
- 取引が行われた日。電子取引のデータを探せるようにするための項目のひとつです。関連コラム：PDFをフォルダに置くだけでは足りない、電子取引データの保存
な行
- 納品書のうひんしょ
- 商品や成果物を届けたときに、その内容を示す書類。受け取った側は、注文どおりかを確かめて検収します。
は行
- 発行日はっこうび
- 書類が作られた日。取引日とは別の日付のことがあるため、どちらで探すかを決めておきます。関連コラム：OCRとAI OCRは何が違うのか。できることと、できないこと
- 非定型帳票ひていけいちょうひょう
- 取引先ごとに様式が違う請求書のように、決まった形のない書類。AI OCRで扱いやすくなりました。関連コラム：請求書をAI OCRで処理する流れと、人の確認を残す理由
- 人の確認ひとのかくにん
- 読み取りやAIの結果を、そのまま使わずに人が確かめる工程。支払いにつながる数字では特に大切です。関連コラム：AI時代でも人が確かめなければならない仕事、AIで総務・経理の仕事はどこまで自動化できる？作業ごとに仕分ける
- ファクスふぁくす
- 紙の書類を電話回線で送る仕組み。送り先の番号の間違いが情報漏えいにつながるため、確認が欠かせません。
- 文書管理ぶんしょかんり
- 書類の作成から保存、廃棄までを、決まりに沿って管理すること。関連コラム：PDF管理をファイル名だけに頼らないほうがいい理由
- 文書の廃棄ぶんしょのはいき
- 保存期間を過ぎた書類を処分すること。個人情報や機密を含むものは、溶解やシュレッダーなど、復元しにくい方法で行います。関連コラム：バックアップとアーカイブの違い。戻すための写しと残すための保管
- 文書のプロパティぶんしょのぷろぱてぃ
- PDFなどに保存されている、題名や作成者、作成日などの情報。探すための手がかりに使えます。関連コラム：PDFの黒塗り、見えなくすれば大丈夫？送る前に確かめたいこと
- 文書の保存期間ぶんしょのほぞんきかん
- 書類の種類ごとに決まった、保存しておく期間。税や労務の書類は法律で期間が決められているものがあります。関連コラム：PDFをフォルダに置くだけでは足りない、電子取引データの保存
- ページの抜き出しぺーじのぬきだし
- PDFから必要なページだけを取り出して、別のファイルにすること。関連コラム：PDFを分けるだけで事務作業が楽になる場面
ま行
- 見積書みつもりしょ
- 取引の前に、内容と金額を示す書類。有効期限と、何が含まれて何が含まれないかを書いておくと行き違いが減ります。関連コラム：社内のファイル名の付け方をそろえる。命名ルールの決め方と具体例、社内ファイルが見つからない会社に共通する5つの問題
- 明細の取りこみめいさいのとりこみ
- 銀行やカードの利用明細を、会計ソフトなどに自動で読みこむこと。手入力の手間と誤りを減らせます。
- 名刺の読み取りめいしのよみとり
- 名刺をカメラで撮ったりスキャンしたりして、名前や会社名などをデータにすること。
- 免税事業者めんぜいじぎょうしゃ
- 売上が一定以下などの条件で、消費税を納める義務が免除されている事業者。関連コラム：飲食料品の消費税率1%案。2027年4月に向けて事業者が確かめること
- 文字認識もじにんしき
- 画像の中の文字を読み取って、文字データに変えること。OCRとも呼ばれます。関連コラム：OCRとAI OCRは何が違うのか。できることと、できないこと
や行
- 読み取り精度よみとりせいど
- OCRが文字を正しく読み取れる割合。元の画像の状態に大きく左右されます。関連コラム：OCRの精度が落ちる7つの原因と、スキャン設定の直し方
ら行
- 領収書りょうしゅうしょ
- 代金を受け取ったことを、受け取った側が示す書類。経費の証拠として保存します。関連コラム：取引書類の保存、クラウド版とデスクトップ版どちらを選ぶか、PDF管理をファイル名だけに頼らないほうがいい理由
- 領収書の撮影りょうしゅうしょのさつえい
- スマートフォンで領収書を撮って、経費精算や保存に使うこと。保存の要件は制度の案内で確認してください。関連コラム：PDFをフォルダに置くだけでは足りない、電子取引データの保存
A–Z
- AI OCR
- 読み取った文字が「取引先名」「日付」「金額」のどの項目にあたるかまで判断するOCR。転記の手間は減りますが、支払いに関わる数字は人が確かめる工程を残します。関連コラム：OCRとAI OCRは何が違うのか。できることと、できないこと、AIで総務・経理の仕事はどこまで自動化できる？作業ごとに仕分ける
- e-Tax
- 国税の申告や納付を、インターネットで行える国の仕組み。関連コラム：国税庁やポイントをかたるメールで、Androidに不正アプリを入れさせる手口
- OCR
- 画像やスキャンした書類の中の文字を、コンピューターで扱える文字データに変える技術。精度はソフトよりも元の画像の状態に左右されやすく、解像度・傾き・影などで結果が変わります。くわしく（用語ページ）関連コラム：AIとRPAは何が違う？決まった仕事と判断が要る仕事、OCRとAI OCRは何が違うのか。できることと、できないこと
- PDFのパスワード
- PDFを開くときや、印刷・編集するときにパスワードを求める設定。
- PDFの軽量化
- 画像の画質を落とすなどして、PDFの容量を小さくすること。やりすぎると文字の読み取りの精度が下がります。関連コラム：OCRの精度が落ちる7つの原因と、スキャン設定の直し方
- PDFファイル
- どの端末でも同じ見た目で開ける文書の形式。スキャンした画像のPDFは、そのままでは中の文字を検索できません。関連コラム：PDFの黒塗り、見えなくすれば大丈夫？送る前に確かめたいこと
- PDF分割
- 複数の書類がまとまった1つのPDFを、書類ごと・ページごとに分けること。探す・渡す・保管する作業が楽になります。関連コラム：PDFを分けるだけで事務作業が楽になる場面
- PDF結合
- 複数のPDFを1つのファイルにまとめること。申請書類を1つにして送るときなどに使います。
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