人事台帳と給与計算は、一緒に管理したほうがいいのか

結論

先に結論を書きます。人事台帳と給与計算は、同じ製品にまとめる必要はありませんが、社員の情報を持つ場所は1か所に決めます。給与ソフトの中にしか住所がない、人事のExcelにしか雇用形態がない、という状態をなくすのが目的です。まとめるかどうかより、どちらが元データかを決めるほうが先です。

人事台帳を中心に置くという考え方

人事台帳とは、社員1人につき1行（または1ファイル）で、その人に関する事実を集めたものです。ここを中心に置き、勤怠と給与はそこから枝分かれする、という並べ方にします。中心に置く情報は、おおよそ次の7つに分けられます。

1. 本人情報：氏名、生年月日、性別、連絡先
2. 住所：現住所、住民票上の住所、通勤経路
3. 雇用情報：入社日、雇用形態、所属、職種、契約期間、退職日
4. 給与条件：基本給または時給、手当、支給方法、締め日と支払日
5. 社会保険：加入している保険の種別、資格取得日、標準報酬に関する情報、扶養家族
6. 勤怠：勤務形態、所定労働時間、有給の付与基準日
7. 給与実績：月ごとの支給額と控除額

1から6までが「その人の設定」、7が「毎月増えていく結果」です。設定が変われば結果も変わるので、設定側を触れる人を限ることが管理のかなめになります。

なぜ二重登録が起きるのか

多くの会社では、給与ソフトを先に導入します。給与ソフトには社員マスタがあるので、そこに氏名・住所・給与額・保険の情報を入れます。その後で人事側がExcelの一覧を作り、入社日・所属・契約期間などを入れます。この時点で、氏名と住所は2か所にあります。

さらに勤怠を別に管理すると、3か所目ができます。困るのは登録の手間ではなく、変更が起きたときです。住所変更の届けが1通来たら、直す場所は3か所です。1か所直して安心してしまうと、残り2か所は古いままになります。古い住所が残るのは通勤手当と社会保険の手続きに影響します。

もう1つ起きやすいのが、退職者の扱いです。給与ソフトでは退職処理をしたのに、人事のExcelには在籍のまま残り、勤怠のアカウントも生きている。この状態は、人数の集計が合わなくなるだけでなく、使われていないアカウントが残るという別の問題も生みます。

どちらを元データにするか

判断は、次の順で考えます。

給与額だけは少し特殊です。「いくらにするか」を決めるのは人事の仕事で、「その条件で計算するといくらか」を出すのが給与ソフトの仕事です。この2つを分けておくと、昇給のときに「どの月から変わるのか」を人事台帳側の履歴で説明できます。

一緒の製品にまとめるべきか

まとめる利点は、入力が1回で済むことです。まとめない利点は、給与計算の製品を変えるときに人事情報を持ち出しやすいことと、見られる範囲を分けやすいことです。給与額は社内でも見られる人が限られる情報なので、人事台帳は総務全員が見て、給与計算は担当者だけ、という分け方をしたい会社もあります。

判断は、変更の頻度で決めます。入退社が年に数件で、給与改定も年1回なら、別々でも回ります。人の出入りが多い業種では、1か所にまとめた効果が大きくなります。

実務ではこうなる

たとえば、社員12人の設計事務所で、4月に1人が結婚して姓と住所が変わったとします。人事台帳を中心に置いていない会社では、総務が給与ソフトの社員マスタを直し、勤怠のアカウント名を直し、社内の名簿ファイルを直し、名刺の発注情報を直します。4か所です。どれか1つ忘れると、そこだけ旧姓のまま動きます。

人事台帳を中心に置いている会社では、直すのは台帳の1行で、その情報を使う側（勤怠、給与、名簿）は台帳を参照します。参照が自動でなくても、「直すのは台帳、他はそこから写す」という順番が決まっているだけで、忘れが減ります。順番を決めることが先で、連携の自動化は後です。

注意点

台帳を1か所にまとめると、その1か所を見られる人の範囲が広くなりがちです。給与条件や扶養家族の情報まで全員が見られる状態は避けたいので、項目ごとに見せる範囲を分けられるかを、選ぶ段階で確認します。

また、法定の帳簿として何を備えるか、保存期間がどれだけかといった要件は改正されることがあります。細かい要件は厚生労働省の案内で確認してください。ここでは触れません。

まとめ

• まとめるかどうかより、社員情報の元データをどこに置くかを先に決めます。
• 人事台帳に本人情報・住所・雇用情報・給与条件・社会保険・勤怠設定を集めます。
• 月ごとの支給額など計算結果は給与ソフト側に置きます。
• 二重登録の害は登録の手間ではなく、変更漏れと退職者の残留です。
• 電子で持つときは、表示・印字、すぐに提出できること、誤消去の防止、長期保存の条件を自社の運用で確認します。