便利なツールを増やしたのに、仕事が減らないのはなぜ？

この記事で分かること

結論

ツールが速くするのは、たいてい仕事の中の一つの操作です。入力・転記・確認・待ち時間が流れのあちこちに残っていると、全体の手間はあまり変わりません。まず、仕事を最初から最後まで書き出し、どこで同じ情報を何度も扱っているかを見ます。

例えば、申し込みを紙からオンラインの申し込みフォームに変えたとします。受け付けは楽になりました。ところが、届いた内容を担当者が顧客台帳へ手で打ち直し、別の人が台帳を見て確認し、その確認が済むまで次の作業に進めない、という流れが残っていると、仕事全体はあまり軽くなりません。

人の手で情報を打ち込むことを「データ入力」、ある場所の情報を別の場所に写すことを「転記」、同じ情報を二か所以上に入れることを「二重入力」と呼びます。手間が残りやすいのは、この部分と、確認の順番を待つ時間です。

速くなった所

申し込みフォーム

ツールで、受け付けの一つの操作は楽になりました。

手間が残っている所

台帳へ手で打ち直す（転記）別の人が確認確認が済むまで待つ次の作業

仕事全体の流れで見ると、入力・転記・確認・待ち時間が残っています。

一つの操作が速くなっても、入力・転記・確認・待ち時間が流れに残っていれば、仕事全体はあまり軽くなりません。

一つの仕事について、次のことを順に書き出します。

書き出す仕事の流れを「業務フロー」と呼びます。図にしなくても、箇条書きで十分です。下のメモをそのまま写して使えます。

そのまま写して使えます

作業名：
同じ情報を入力する場所：
転記する場所：
確認する人：
待ち時間が生まれるところ：
減らせそうな作業：

書けたら、なくても困らない入力、二重入力、転記、確認待ちに印を付けます。一人で書くより、その仕事に関わる人にも見てもらうと、自分からは見えない作業や待ち時間に気づきやすくなります。

印を付けた作業は、すぐに自動化したくなります。その前に、そもそもやめられないかを考えます。誰も見ていない欄への入力や、二人が同じ内容を確かめている確認は、なくせる場合があります。

ツール同士をつないで情報を自動で受け渡す場合は、うまくいかなかったときの扱いも決めます。

注意
自動で受け渡すと、間違いも自動で広がることがあります。直す人と直す場所を決めてから始めてください。

変える前と後を比べるときは、入力にかかる時間だけを見ないようにします。間違いの修正にかかった手間、確認の回数や待ち時間、一日に片付けられた件数も合わせて見ます。入力が速くなっても、修正や確認が増えていれば、全体では軽くなっていないかもしれません。

確認リスト

今日、まず確認すること

繰り返している仕事を一つ選び、上のメモを使って流れを書き出してください。