届いた書類が、メールとフォルダに散らばっていませんか。
請求書はメールの添付、領収書はPDFのダウンロード、見積書は共有フォルダ。受け取り方がばらばらだと、あとで「あの取引の書類はどこか」を探す時間が増えていきます。
APOUL E-File は、取引の書類を1か所に集め、取引日・取引先・金額を付けて保存します。探すときは、その3つで絞り込めます。
公開予定クラウド版・デスクトップ版
APOUL E-File
取引の書類を、
請求書・領収書・見積書など、取引の書類を集めて、日付・取引先・金額で探せるように残す製品です。会社やチームで共有するクラウド版（ブラウザで使うのでWindowsでもMacでも使えます）と、1台のパソコンの中で完結するデスクトップ版の、2つの形で用意します。
公開予定
公開に向けて準備中です。価格・公開日は決まり次第、案内します。
- クラウド版：ブラウザで使う（Windows・Mac）
- デスクトップ版：いまはMac、Windowsは準備中
- 読み取りは候補、確定は人
- 公開日は未定
届いた書類が、
できること集める。
集める。読む。確かめて残す。
書類を入れてから、探せる形で残るまでを、ひとつの流れにします。
書類を集める
請求書・領収書・見積書・納品書・契約書・発注書を、種類を分けて保存します。受け取ったファイルは中身と形式が合っているかを確かめてから取り込みます。
AIが読み取りの候補を出す
取引日・取引先・金額・登録番号をAIが読み取り、候補として出します。小計と税と合計が合うか、登録番号の書式やチェックデジットが正しいかも、あわせて表示します。
人が確かめて確定する
AIの結果はそのまま登録しません。取引日・取引先・金額・種類を人が確かめて、はじめて「確定済み」になります。
ラベルで分類
クラウド版では、勘定科目や案件名などのラベルを付けて、書類を分類できます。
2つの形みんなで使うか、
みんなで使うか、手元で完結させるか。
同じ目的の製品を、使う人数と置き場所に合わせて2つの形で用意します。
会社やチームで、共有して残す
書類をブラウザからアップロードし、AIが読み取った取引日・取引先・金額を人が確かめて確定します。 オーナー・管理者・編集者・閲覧者の役割で見える範囲を分け、誰が何をしたかを記録します。WindowsでもMacでも使えます。
1台のパソコンの中で、完結させる
書類を画面にドラッグすると、取引年月日・取引先・取引金額を読み取り、 「20260731_株式会社サンプル商事_203600.pdf」のような名前を付けて、年と種類ごとのフォルダに保存します。 読み取りはパソコンの中で行い、書類を外に送りません。いまはMacで動き、Windowsでも使えるよう準備を進めています。
取り込み方を選べる
デスクトップ版は、ドラッグ、決めたフォルダの自動監視（複合機やスキャナの保存先にできます）、メールの自動取り込みから選べます。
いろいろな形式に対応
デスクトップ版は、PDF、画像（JPEG・PNG・HEIC など）、メール（.eml・.msg）、ZIP、Word、Excel などを取り込めます。
和暦や漢数字も読む
「R8.7.31」のような和暦や「金参萬円也」のような漢数字を読み、支払期限を取引日と取り違えないようにしています。
基本の流れ入れてから、
入れてから、探せるまで
- 1書類を入れる
ブラウザから書類のファイルをアップロードします。
- 2候補を確かめる
AIが読み取った取引日・取引先・金額を見比べ、違っていれば直します。
- 3確定して探す
確定した書類は、取引日・取引先・金額で絞り込めます。一覧はCSVで書き出せます。
書類を、あとから書き換えられない形で残す。
保存した書類の原本（ファイルそのものと、その指紋にあたるハッシュ値）は、あとから書き換えられない作りにしています。書類を消す操作は、削除の申請として扱います。
誰が・いつ・何をしたかの記録と、書類の情報の変更の履歴は、追記だけができる形で残します。記録は前の記録とつながる形で保存し、途中を書き換えると分かるようにしています。
見られる範囲は、オーナー・管理者・編集者・閲覧者の4つの役割で分けます。会社（組織）ごとにデータを分け、ほかの会社のデータには届かない作りです。参加は招待制とし、ログインには認証アプリのワンタイムコードによる多要素認証を必須にします。接続できるIPアドレスを限ることもできます。
書類は国内（東京）のデータセンターで扱う設計です。電子帳簿保存法の要件にどこまで対応するかは、確認が済んでからこのページで案内します。
よくある質問
よくある質問。
クラウド版はブラウザから使うので、WindowsでもMacでも使えます。デスクトップ版はいまはMacで動き、Windowsでも使えるよう準備を進めています。
複数の人で書類を共有し、権限や記録が要るならクラウド版、1人や少人数で書類を外に出さずに管理したいならデスクトップ版が向いています。
公開日は決まり次第、このページとお知らせで案内します。
価格は確定してから案内します。
いいえ。AIの結果は候補として出すだけで、取引日・取引先・金額・種類を人が確かめてから確定します。
書き換えられない原本や、訂正・削除の履歴、取引日・取引先・金額で探せる仕組みを作っていますが、法令の要件を満たすかどうかの確認は済んでいません。確認が済んでから案内します。なお、メールなどで受け取った電子取引の書類には、事務処理規程かタイムスタンプが別に必要になる場合があります。デスクトップ版は、事務処理規程のひな形を出力できます。最終的な判断は税理士などの専門家にご確認ください。
Column
この製品に関わるコラム。
この製品が扱う困りごとや、導入の前に整理しておくことを書いています。
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