- 急ぎの連絡と通常の連絡の分け方
- 連絡の窓口・確認する時間・次の手段の決め方
- 一週間試して見逃しと負担を振り返る方法
結論
通知を減らす前に、急ぎの連絡がどこに来るかを決めます。急ぎの窓口がはっきりしていれば、それ以外の通知はまとめて見る形に変えても、見逃しの不安が小さくなります。そのうえで、同じ連絡が何か所にも届く重複を減らします。
何が「急ぎ」かは人によって違う
緊急性は、業務や担当によって変わります。例えば、経理担当にとっての振込の確認と、営業担当にとっての取引先からの問い合わせでは、すぐ見るべきものが違います。全員に同じ設定をすすめても、うまくいかないことがあります。
まず、自分に届く連絡を2つに分けます。
| 種類 | 例 | 見方 |
|---|---|---|
| すぐ対応する連絡 | 当日の予定変更、取引先からの至急の依頼 | 届いたら見る |
| 通常の連絡 | 社内のお知らせ、資料の共有 | 決めた時間にまとめて見る |
連絡の窓口と、次の手段を決める
急ぎの連絡については、チームで次の3つを決めておきます。
- 窓口：急ぎのときはどこに送るか（例えば、電話か、チャットの決まった場所か）
- 確認する時間：通常の連絡を何時ごろに見るか
- 次の手段：返事がないとき、どれくらい待って、どの方法で連絡するか
ビジネスチャット（社内の連絡に使うチャットのサービス）には、話題ごとの場所（チャンネル）単位で通知を変えられるものがあります。その場合は、急ぎの場所だけ通知を残す、という分け方もできます。
急ぎの連絡について、チームで決めておく3つ
- 急ぎのときはどこに送るか
- 例えば、電話か決まったチャット
- 通常の連絡を見る時刻
- それ以外はまとめて見る
- 返事がないとき
- どれくらい待って何で連絡するか
重複を減らす
同じ連絡が、メールとアプリの通知の両方に届いていることがあります。例えば、予定表への招待がメールでも届き、アプリでも知らせが出る場合です。どちらか一方で気づければ足りるなら、もう一方を減らせないか、サービスの設定を見てみます。
安全、医療、防災、システム監視などに関わる通知は、自分の判断だけで止めないでください。止める場合は、担当者や管理者の許可を得てください。
一週間試して振り返る
設定を変えたら、一週間ほどそのまま試します。終わったら、次の2点を振り返ります。
- 見逃した、気づくのが遅れた連絡はなかったか
- 通知で作業が止まる回数や負担はどう感じたか
見逃しがあれば、その連絡がどこから来たかを見て、窓口か設定を直します。
個人の設定だけで解決しないこともあります。全員が全部のチャンネルに投稿している、急ぎかどうかが文面から分からない、といった場合は、チームの連絡の仕方も見直します。また、通知の設定は端末の状態や電波などにも左右されるため、設定だけで重要な連絡が必ず届くとは言えません。急ぎの件は、届いたかを確かめる手段も用意しておきます。
まとめ
確認リスト
- すぐ対応する連絡と、通常の連絡を分けたか
- 急ぎの連絡の窓口がチームで共有されているか
- 返事がないときの次の手段を決めたか
- メールとアプリで重複している通知を確かめたか
- 止めてはいけない通知を、無断で止めていないか
- 一週間後に見逃しと負担を振り返る予定を入れたか
今日、まず確認すること
通常の連絡と急ぎの連絡が、それぞれどこに来ることになっているかを確かめてください。