Excelで続けるか、システムにするか。判断の分かれ目

結論

Excelをやめるかどうかは、データの量ではなく「同時に触る人がいるか」「後から履歴を確認する必要があるか」で決まります。1人が自分のために集計しているなら、Excelのままで問題ありません。

「脱Excel」という言い方が独り歩きしていますが、Excelが不向きな場面があるだけで、道具として古いわけではありません。手元の分析では、むしろ置き換えにくい道具です。

Excelが向いている場面

次のような使い方では、Excelのほうが早く、融通も利きます。

• 一時的な集計：今回だけ必要な数字を出す。翌月も同じ形で使うとは限らない。
• 少人数、できれば1人：自分か、決まった1人が開く。同時に触る人がいない。
• 形が固まっていない分析：途中で列を足したり、条件を変えたりしながら答えを探す。
• 試しに作ってみる段階：業務の形が定まる前に、まずExcelで動かして様子を見る。

最後の項目は特に大事です。要件が固まらないうちにシステムを作ると、作り直しになります。Excelで数か月動かして、必要な項目と例外がはっきりしてから検討するほうが安全です。

システム化を検討する場面

次のどれかが2つ以上当てはまると、Excelでの運用に無理が出てきます。

• 複数人が同時に更新する：「更新中のため読み取り専用で開きます」が日常になっている。ファイル名に日付と担当者名が付いた版が並んでいる。
• 承認が要る：申請して、上長が確認して、確定する、という段階がある。Excelでは「確定した」という状態を表現しにくい。
• 履歴を残す必要がある：いつ誰がどの値を直したかを、後から説明する場面がある。
• 人によって見せる範囲が違う：全員が同じファイルを開くと、見せたくない列まで見えてしまう。シートを分けて対応し続けている。
• 個人情報を扱う：氏名や連絡先を含むファイルが、各自の端末やメールの添付で複数存在している。
• データが増え続ける：行が増え、開くのに時間がかかる。集計のたびに数式の範囲を直している。
• 定期処理がある：毎月、同じ手順で同じ表を作り直している。

特に、承認・履歴・権限の3つはExcelの得意分野ではありません。工夫で乗り切ることはできますが、その工夫を維持する人が必要になり、そこで属人化します。

判断の目安

迷ったときは、次の表を上から見ていきます。

移行するときの順番

システムにすると決めた場合でも、全部を一度に移さないでください。順番はこうです。

1. いまのExcelで、実際に使われている列だけを書き出す。長く使ってきた表ほど、使われていない列が見つかりやすくなります。
2. 例外の処理を書き出す。「この取引先だけ締め日が違う」といった例外が、移行の難所です。
3. 1か月だけ、並行して動かす。Excelとシステムの両方に入れて、数字が合うかを見ます。
4. 合った時点で、Excelを参照専用にする。削除はしません。

並行運用は手間がかかりますが、ここを飛ばすと、合わない数字が出たときに原因を切り分けられません。

実務ではこうなる

12人の部品商社で、在庫表と、パートを含むシフト表をExcelで管理しているとします。

在庫表は、1人が毎朝更新して全員が見るだけなら、Excelのままで構いません。問題が出るのは、営業が外出先から在庫を引き当てたい場合です。同時更新が必要になり、ここで限界が出ます。

シフト表は事情が違います。申請があり、確認する人がいて、後から「誰がいつ変更したか」を確認する必要があります。承認・履歴・権限の3つがそろっているため、Excelで続けると、版の管理に時間を取られます。

つまり同じ会社の中でも、在庫はExcel、シフトはシステム、という結論になり得ます。

まとめ

Excelは、一時的な集計・少人数・形が固まっていない分析に向いた道具です。一方、複数人の同時更新、承認、履歴、権限、個人情報、増え続けるデータ、定期処理が重なると、維持する工夫のほうが重くなります。判断は業務ごとに行ってください。会社単位で「脱Excel」と決める必要はありません。移行するときは、使っている列と例外を書き出し、1か月だけ並行して動かしてから切り替えます。