給与計算の流れを、勤怠締めから振込まで順番に整理

結論

給与計算は「基本給から税金を引く」作業ではなく、決まった順番で数字を受け渡していく作業です。前の工程の数字が次の工程の入力になるので、途中の1か所が違うと、そのあとの計算がすべてずれます。だから給与計算では、計算式の正しさより先に、最初に入ってくる元データ、つまり勤怠と人事の情報が正しいことが大切です。

給与計算の基本の順番

多くの会社で、毎月の給与計算はおおむね次の順番で進みます。

1. 勤怠を締める（その月の勤務を確定させる）
2. 勤務実績を確かめる（出勤・欠勤・有休・残業・深夜の区分）
3. 支給額を計算する（基本給・手当・残業代など）
4. 社会保険料を控除する（健康保険・子ども・子育て支援金・介護保険・厚生年金）
5. 雇用保険料を控除する
6. 所得税を源泉徴収する
7. 住民税を控除する（特別徴収）
8. その他の控除（会社の決まりによる積立などがあれば）
9. 差引支給額を出す
10. 給与明細を作る
11. 振り込む

順番に意味があります。たとえば所得税は、社会保険料などを差し引いたあとの金額をもとに源泉徴収税額表で求めるので、社会保険料が違えば所得税も違ってきます。

前の工程が後ろにどう響くか

いちばん響くのは最初の勤怠です。残業時間を1時間取り違えると、残業代が変わり、総支給額が変わり、雇用保険料と所得税が変わり、差引支給額が変わります。1つの間違いが4つも5つもの数字に広がります。

社会保険料は、毎月の給与からその都度計算するのではなく、決まった「標準報酬月額」をもとに計算します。一方、雇用保険料は毎月実際に支払った賃金に料率を掛けて計算します。同じ「保険料」でも計算のもとが違うので、ひとまとめに扱うと間違えます。

所得税と住民税も別物です。所得税はその月の給与から源泉徴収税額表で求めますが、住民税は市区町村から通知された金額を控除します。自分で計算する控除と、決まった額を引く控除が混ざっている点に注意が要ります。

間違いを防ぐのは、計算より元データ

計算式を何度見直しても、入ってくる数字が違えば結果は違います。毎月の給与計算で起きる間違いの多くは、次のような元データの問題です。

• 締めたあとの勤怠が、あとから直されて反映されていない
• 入社や退職、扶養の変更が給与の側に伝わっていない
• 料率や税額表が新しい年度のものに切り替わっていない
• 同じ数字を勤怠と給与の2か所に入力し、片方だけ直した

このうち最後の「同じ数字を2回入力する」ことが、いちばん防ぎやすく、いちばん起きやすい問題です。

同じ数字を二度入力しない

勤怠で確定した数字を、そのまま給与計算に渡せれば、転記の手間も転記の間違いも起きません。APOULの勤怠システム APOUL KINTAI は、打刻から月末の締めまでを1本の流れにし、確定した勤務実績を次の工程に渡せる形を目指しています。

大切なのは、勤怠を「締めた」時点で数字を固め、そのあとに直すなら直した記録を残すことです。締めたはずの数字があとから静かに変わると、給与計算のほうでは気づけません。

毎月の確認を3回に分ける

間違いは、最後にまとめて探すより、工程の区切りごとに見るほうが見つけやすくなります。毎月の確認を次の3回に分けておくと、どこで間違えたかもすぐ分かります。

• 締める前：打刻の漏れ、承認されていない残業や休暇、入社・退職・異動の反映
• 計算したあと：前の月と総支給額や控除額が大きく違う人、初めての項目が付いた人
• 振り込む前：振込先の口座、支払日、振込データの件数と合計額

特に「前の月と大きく違う人」を見る確認は効果が大きい方法です。残業が多かった、手当が増えた、といった理由が説明できれば問題ありません。説明できない差があれば、そこに間違いがあります。

年に何度か切り替わるもの

毎月同じ計算をしているつもりでも、年の中で切り替わるものがあります。所得税の源泉徴収税額表は1月に、住民税の税額は6月に切り替わります。健康保険や雇用保険の料率は年度ごとに見直されることがあり、社会保険料のもとになる標準報酬月額も毎年見直されます。切り替わる月を一覧にして、その月の給与計算の前に毎回確かめる習慣をつけておくと、「気づいたら何か月も古い料率で計算していた」という事態を防げます。

まとめ

給与計算は、勤怠締めから振込までを決まった順番で進める作業です。途中の1か所の間違いがあとの計算にすべて響くので、計算式よりも先に元データを正しく保ちます。社会保険料・雇用保険料・所得税・住民税はそれぞれ計算のもとが違うので、ひとまとめにしないこと。そして同じ数字を二度入力しない仕組みにすることが、毎月のミスを減らすいちばんの近道です。料率や税額表は毎年変わりうるので、切り替えの時期には一次資料で最新の内容を確かめてください。